Ruim eerst op: bij de meeste bedrijven is dertig tot zestig procent van de bestanden ouder dan vijf jaar en nooit meer geopend. Deel daarna opnieuw in naar werkruimtes per afdeling of proces, in plaats van één diepe boom. Controleer vooraf op te lange paden en op software die een schijfletter nodig heeft — dat laatste bepaalt of de overstap überhaupt kan.
Eerst controleren: kan het wel?
Twee dingen bepalen of deze overstap kan slagen. Zoek ze uit vóórdat u iets anders doet.
- Branchesoftware die een schijfletter verwacht. Veel kleinere pakketten werken met een vaste map zoals S:\data. Die zet u niet in SharePoint. Vraag uw softwareleverancier of het pakket met cloudopslag overweg kan; het antwoord is vaak nee, en dan laat u die ene map op een server staan.
- De lengte van bestandspaden. Er zit een grens aan de totale lengte. Een map als Klanten\2019\Noord-Holland\Project 1180 uitbreiding magazijn\Correspondentie\Definitieve versies gaat daar overheen zodra er een lange bestandsnaam bij komt. Laat dit vooraf doorrekenen; er zijn hulpmiddelen die alle te lange paden opsporen.
Opruimen levert het meeste op
Voor u iets verplaatst: maak een overzicht van wat er staat, gesorteerd op laatste wijzigingsdatum. Bij vrijwel elk bedrijf blijkt dan dat de helft van de bestanden in geen jaren is geopend.
- Ouder dan zeven jaar en nooit geopend: archiveren of weggooien, met inachtneming van de bewaarplicht.
- Dubbele mappen van reorganisaties uit het verleden: samenvoegen.
- Persoonlijke mappen van vertrokken medewerkers: doorlopen en archiveren.
- Grote bestanden die nergens toe dienen: oude installatiebestanden, foto's van bedrijfsuitjes, video's.
Dit is saai werk en het is de beste investering in het hele project: minder data betekent een snellere migratie, lagere kosten en een omgeving waarin mensen weer iets kunnen vinden.
Opnieuw indelen
SharePoint werkt met aparte werkruimtes, niet met één grote boom. Voor een klein bedrijf werkt meestal:
- Algemeen — huisstijl, formulieren, handleidingen
- Verkoop en klanten
- Projecten of productie
- Administratie
- Directie en personeel
Per werkruimte maximaal drie niveaus diep. Meer is een teken dat er een aparte werkruimte hoort te zijn.
De uitvoering
- Eerste kopieerslag terwijl iedereen op de netwerkschijf doorwerkt. Dit duurt het langst en merkt niemand.
- Inhaalslag in het weekend van alles wat sindsdien is gewijzigd.
- Maandag over, met de oude schijf alleen-lezen. Niet meteen weghalen.
- Drie maanden laten staan. Dan ontdekt u vanzelf wat er vergeten is, en niemand raakt in paniek.
- Daarna archiveren en de schijf opruimen.
De eerste week
Reken erop dat de eerste ochtend over zoeken gaat. Wijs één persoon aan die vragen opvangt, en loop de eerste dagen zelf langs de bureaus. Een kwartier uitleg per persoon scheelt weken gemopper en voorkomt dat mensen stiekem weer bestanden op hun bureaublad gaan zetten.