Werk met groepen, niet met personen. Deel rechten uit op mapniveau, nooit op losse bestanden. Vier groepen volstaan voor de meeste kleine bedrijven: iedereen, kantoor, financieel en directie. En zorg dat de persoonsdossiers en de salarisadministratie echt afgeschermd zijn; dat is geen overdreven voorzichtigheid maar een verplichting.
Waarom "iedereen bij alles" een probleem is
- Schade bij een incident. Ransomware versleutelt precies dat waar de besmette gebruiker bij kan. Beperkte toegang beperkt de schade rechtstreeks.
- Per ongeluk verwijderen. De meest voorkomende oorzaak van bestandsverlies is niet een hacker maar een muisklik.
- Privacy. Personeelsdossiers, ziekmeldingen en salarisgegevens horen niet zichtbaar te zijn voor het hele bedrijf. Dat is niet alleen ongemakkelijk, het is in strijd met de AVG.
- Vertrouwelijkheid. Inkoopprijzen, marges en klantcontracten zijn niet voor iedereen.
Vier groepen zijn genoeg
Meer groepen betekent meer beheer en uiteindelijk minder overzicht. Voor een bedrijf tot vijfentwintig man volstaat dit bijna altijd:
- Iedereen — huisstijl, formulieren, algemene informatie, handleidingen.
- Kantoor — klantdossiers, offertes, projecten, correspondentie.
- Financieel — boekhouding, inkoopprijzen, contracten, verzekeringen.
- Directie en personeelszaken — personeelsdossiers, salarissen, beoordelingen, juridische stukken.
Heeft u een magazijn of buitendienst, dan komt daar een vijfde groep bij met werkbonnen, voorraadlijsten en instructies.
Drie regels die het werkbaar houden
- Rechten op mappen, nooit op losse bestanden. Een bestand met afwijkende rechten in een map is over een half jaar niet meer te vinden en niemand weet waarom het zo staat. Zodra u één bestand anders wilt instellen, hoort het in een andere map.
- Rechten aan groepen, nooit aan personen. Vertrekt iemand of verandert van functie, dan past u het lidmaatschap van één groep aan in plaats van dertig mappen na te lopen.
- Standaard is lezen, schrijven is een keuze. Veel mensen hoeven alleen te kijken. Alleen-lezen voorkomt de meeste ongelukken.
Zo ruimt u een bestaande puinhoop op
Begin niet met alles tegelijk. De aanpak die werkt:
- Maak een nieuwe structuur naast de oude, met de vier groepen als uitgangspunt.
- Verplaats per onderdeel, te beginnen bij het gevoeligste: personeelszaken en financiën.
- Laat de oude structuur alleen-lezen staan, drie maanden lang. Dan ontdekt u vanzelf wat er nog gemist wordt.
- Daarna archiveren en de oude weghalen.
Reken voor een bedrijf van tien tot twintig man op één tot twee dagen werk, inclusief het gesprek over wie wat nodig heeft. Dat gesprek is het waardevolste deel: het maakt vaak duidelijk dat de helft van de mappen al jaren niet meer gebruikt wordt.
Eén keer per jaar nalopen
Zet in januari een halfuur in de agenda om te controleren wie in welke groep zit. Er blijkt dan altijd iemand in een groep te zitten die daar niet meer hoort: een stagiair van vorig jaar, iemand die van functie is veranderd, of een externe die één keer moest meekijken.