Controleer eerst of de mail via IMAP staat en niet via POP: bij POP staan berichten alleen lokaal op één computer en is er weinig te migreren. Kopieer de mail terwijl iedereen doorwerkt, zet in het weekend de DNS om, en houd de oude mailbox nog een maand aan voor wat er nog binnenkomt.
Waarom overstappen
- Tweestapsverificatie. Bij de meeste hostingpakketten kan dat niet, en dat is tegenwoordig de belangrijkste beveiligingsmaatregel die er is.
- Overal dezelfde mail. Op kantoor, thuis en op de telefoon, met dezelfde mappen en dezelfde verzonden items.
- Opslagruimte. Hostingpakketten werken vaak met een paar gigabyte per mailbox; dan zit iemand elke maand te verwijderen.
- Aflevering. Grote mailservers kijken steeds strenger naar de afzender. Bij een gedeelde hostingserver deelt u uw reputatie met alle andere klanten van die server, en dat is precies waarom uw mail soms in de spam belandt.
- Agenda's en gedeelde postbussen die echt werken in plaats van half.
Eerst uitzoeken: POP of IMAP?
Dit bepaalt hoe de migratie eruitziet.
Bij IMAP staat alle mail op de server. Die kunt u rechtstreeks kopiëren naar Microsoft 365, inclusief mappen, en iedereen werkt gewoon door tot de omzetting.
Bij POP haalt het mailprogramma de berichten op en verwijdert ze van de server. Alle mail staat dan lokaal op één computer, vaak in een PST-bestand. Die moet u per computer apart inlezen, en dat is meer werk. Het is ook een risico dat u meteen oplost: van zo'n lokaal bestand bestaat meestal geen back-up.
De stappen
- Inventariseer: hoeveel mailboxen, hoeveel data, welke aliassen en doorstuuradressen bestaan er. Vergeet de adressen als info@ en administratie@ niet; die staan vaak als doorstuur ingesteld.
- Richt Microsoft 365 in: gebruikers, licenties, gedeelde postbussen, beveiliging.
- Kopieer de mail terwijl iedereen doorwerkt. Dit duurt het langst en merkt niemand.
- Zet in het weekend de DNS om zodat nieuwe post bij Microsoft binnenkomt. Verlaag een dag van tevoren de geldigheidsduur van de DNS-instelling, dan gaat de omschakeling sneller.
- Inhaalslag van alles wat sinds de eerste kopieerslag is binnengekomen.
- Maandagochtend aanwezig zijn. Telefoons en mailprogramma's moeten opnieuw worden ingesteld; reken op tien minuten per persoon.
Wat u niet moet vergeten
- SPF, DKIM en DMARC opnieuw instellen voor Microsoft. Vergeet daarbij niet uw website, uw boekhoudpakket en uw nieuwsbriefdienst, die ook namens u mailen.
- Apparaten die mailen: de printer die scans verstuurt, het contactformulier op uw website, het alarmsysteem. Die hebben allemaal nieuwe instellingen nodig en worden standaard vergeten.
- De oude mailbox een maand aanhouden, alleen-lezen. Er komt altijd nog iets binnen op een adres dat niemand meer kende.
- Handtekeningen opnieuw instellen in de huisstijl. Doe dat centraal, dan heeft iedereen dezelfde.
Wat het kost
Voor vijf tot vijftien mailboxen bij een gewone hostingomgeving: doorgaans 1.200 tot 3.000 euro aan werk, plus de nieuwe licenties. Zit er veel POP-mail in lokale bestanden, dan loopt dat op, omdat elke computer apart moet worden nagelopen.