Heeft u Microsoft 365 al, dan betaalt u voor opslag die u niet gebruikt. Samenvoegen scheelt geld en levert één plek op waar bestanden staan. Let op twee dingen: alle gedeelde links naar klanten stoppen met werken, en de mappenstructuur moet opnieuw worden ingedeeld, niet gekopieerd.
Wanneer het loont
- U betaalt voor beide. Bij tien gebruikers is een Dropbox-abonnement al snel honderd tot tweehonderd euro per maand, terwijl de opslag in Microsoft 365 al betaald is.
- Bestanden staan op twee plekken. De helft in Dropbox, de helft in SharePoint, en niemand weet meer waar iets hoort.
- U wilt grip op delen. In Dropbox hebben mensen vaak persoonlijke accounts met bedrijfsmappen erin. Vertrekt iemand, dan is de vraag wat er met die mappen gebeurt.
- U wilt rechten per groep. Dat is in een Microsoft-omgeving eenvoudiger te koppelen aan uw gebruikersbeheer.
Wanneer u beter blijft
Dropbox is beter in een paar dingen, en die kunnen doorslaggevend zijn:
- Zeer grote bestanden die dagelijks wijzigen. Dropbox stuurt alleen het gewijzigde deel door, wat bij grote ontwerp- of videobestanden veel scheelt.
- Samenwerken met externen die ook Dropbox gebruiken. Als uw hele branche erop zit, is overstappen tegen de stroom in roeien.
- Lange en diepe mappenstructuren. In SharePoint loopt u tegen een grens aan de padlengte aan.
Hoe u het overzet
- Inventariseer: hoeveel data, welke mappen, en wie er persoonlijke accounts heeft met bedrijfsmappen erin.
- Deel opnieuw in. Kopieer de structuur niet één op één, maar maak werkruimtes per afdeling of proces.
- Controleer op te lange paden. Laat dit vooraf doorrekenen; het is de meest voorkomende reden dat bestanden niet overkomen.
- Maak een lijst van alle gedeelde links. Alles wat u met klanten of leveranciers heeft gedeeld, stopt met werken. Deel opnieuw vanuit de nieuwe omgeving en laat het de betrokkenen weten.
- Zet over, laat Dropbox een maand alleen-lezen staan, en ruim daarna op.
Wat het kost en oplevert
Voor tien tot twintig gebruikers met een paar honderd gigabyte: doorgaans 1.500 tot 4.000 euro aan werk, afhankelijk van hoe rommelig de structuur is. De besparing op het abonnement is vaak duizend tot tweeduizend euro per jaar, dus het is binnen twee jaar terugverdiend — en u heeft er één omgeving voor terug in plaats van twee.
De eerste week
Reken erop dat mensen hun bestanden niet kunnen vinden, niet omdat ze weg zijn maar omdat ze ergens anders staan. Loop de eerste dagen langs de bureaus en wijs één persoon aan als aanspreekpunt. Een kwartier per medewerker voorkomt dat er stiekem weer een privé-Dropbox in gebruik wordt genomen.