SharePoint is een verbetering als u thuiswerkt, samen aan documenten werkt en uw mappenstructuur wilt opruimen. Het is een verslechtering bij zeer grote bestanden, diepe mappenstructuren, en software die een schijfletter verwacht. Kijk eerst naar dat laatste; dat bepaalt of de overstap überhaupt kan.
Het verschil dat iedereen onderschat
Een netwerkschijf is een map op een computer in uw pand. SharePoint is een website waar bestanden in zitten, die op uw computer wordt weergegeven alsof het een map is. Dat "alsof" is waar het schuurt: het synchroniseren gebeurt op de achtergrond, en dat kost tijd, bandbreedte en soms uw geduld.
Zolang u met Word- en Excel-bestanden werkt, merkt u er weinig van. Werkt u met tekeningen van honderden megabytes, videobestanden of een database, dan merkt u er alles van.
Wanneer SharePoint wint
- Er wordt thuisgewerkt. Geen VPN meer nodig, overal dezelfde bestanden.
- Meerdere mensen werken aan hetzelfde document. Geen offerte-definitief-v3-JP.docx meer.
- U wilt versies kunnen terughalen. Elke wijziging is terug te draaien, ook als iemand per ongeluk alles overschrijft.
- Delen met klanten. Een link met vervaldatum in plaats van een bijlage van 40 MB.
- Er staat een oude server die vervangen moet worden. Dan is dit het moment.
Wanneer u beter blijft waar u bent
- Branchesoftware die een schijfletter nodig heeft. Veel kleinere pakketten verwachten een map als S:\data. Die zet u niet in SharePoint; dat gaat stuk.
- Zeer grote bestanden die dagelijks wijzigen. Tekenwerk, video, grote ontwerpbestanden.
- Diepe en lange mappaden. Er zit een limiet op de totale lengte van een pad. Bedrijven met mappen als Klanten\2024\Noord\Project 118\Correspondentie\Definitief lopen daar tegenaan.
- Trage of onbetrouwbare internetverbinding. Zonder internet werkt het beperkt.
De drie fouten bij de inrichting
- De oude mappenstructuur één op één overzetten. SharePoint werkt met aparte werkruimtes per afdeling of project, niet met één grote boom. Overzetten zonder opnieuw indelen levert het slechtste van twee werelden.
- Alles in één bibliotheek gooien. Er zijn praktische grenzen aan het aantal bestanden per map en per weergave. Splits op afdeling of jaar.
- Vergeten dat het geen back-up is. Verwijdert iemand een map, dan staat die een tijd in de prullenbak en daarna niet meer. Een aparte back-up van uw cloudomgeving is geen luxe.
De tussenweg die vaak het beste werkt
Bij veel klanten zet ik de kantoorbestanden in SharePoint en laat ik één kleine netwerkschijf staan voor de branchesoftware en de grote bestanden. Dat is minder elegant dan "alles in de cloud", maar het werkt, en niemand hoeft zijn manier van werken volledig om te gooien. Die server kunt u later alsnog uitfaseren, als de leverancier van uw software er klaar voor is.