In Mijn Drive is de medewerker eigenaar; in een gedeelde drive is het bedrijf eigenaar. Dat verschil bepaalt wat er gebeurt bij uitdiensttreding, wie toegang kan intrekken en of bestanden meeverhuizen. Zet alle bedrijfsbestanden in gedeelde drives, ook als het nu goed lijkt te gaan.
Het verschil in één alinea
Een bestand in Mijn Drive heeft één eigenaar: de medewerker die het heeft aangemaakt. Hij kan het delen, maar het blijft van hem. Wordt zijn account opgeheven, dan verdwijnt het bestand — of het belandt in een overdrachtsproces dat u moet kennen en op tijd moet uitvoeren.
Een bestand in een gedeelde drive heeft geen persoonlijke eigenaar. Het hoort bij de drive, en die hoort bij het bedrijf. Wie vertrekt, verliest toegang; het bestand blijft staan.
Wat er misgaat zonder gedeelde drives
- Vertrek. Iemand gaat weg en drie weken later blijkt dat de offertemap in zijn Drive stond.
- Verspreide toegang. Niemand weet meer wie waarmee gedeeld heeft. Rechten zitten per bestand in plaats van per map.
- Halve dossiers. Een project waarvan de helft bij de een staat en de helft bij de ander, en niemand heeft het geheel.
- Geen overzicht bij een AVG-verzoek. Vraagt iemand welke gegevens u van hem heeft, dan moet u in tien persoonlijke drives zoeken.
Hoe u ze indeelt
Liever vier duidelijke drives dan vijftien vage. Voor een klein bedrijf werkt meestal:
- Algemeen — huisstijl, formulieren, handleidingen. Iedereen leestoegang.
- Verkoop en klanten — offertes, dossiers, correspondentie.
- Projecten of productie — lopend werk.
- Administratie — boekhouding, contracten, inkoop. Beperkte toegang.
- Directie en personeel — personeelsdossiers, salarissen. Zeer beperkte toegang.
Beperk wie nieuwe gedeelde drives mag aanmaken. Standaard mag iedereen dat, en dan is de structuur binnen een jaar net zo rommelig als daarvoor.
De rollen die u toekent
Een gedeelde drive kent verschillende niveaus. In de praktijk gebruikt u er drie:
- Beheerder — kan leden toevoegen en de drive wijzigen. Hou dit bij één of twee mensen.
- Bijdrager — kan bestanden toevoegen en bewerken. Dit is de standaard voor medewerkers.
- Lezer — kan alleen bekijken. Voor wie iets moet raadplegen maar niet hoeft te wijzigen.
Werk met groepen, niet met losse personen. Verandert iemand van functie, dan past u één groepslidmaatschap aan in plaats van vijf drives na te lopen.
Overstappen vanuit Mijn Drive
- Maak de gedeelde drives aan met de juiste groepen erin.
- Laat iedereen zijn eigen bedrijfsbestanden verplaatsen, per afdeling, met een deadline.
- Controleer daarna wat er nog in persoonlijke drives staat. Er blijft altijd wat achter.
- Spreek af dat wat nog in Mijn Drive staat, echt persoonlijk is: concepten en aantekeningen.
Let op: verplaatsen vanuit Mijn Drive naar een gedeelde drive wijzigt het eigenaarschap. Dat is precies de bedoeling, maar controleer wel of gedeelde links naar die bestanden blijven werken. Bij externe partijen wilt u dat soms opnieuw instellen.