Microsoft en Google beschermen tegen uitval van hún systemen, niet tegen fouten van u. Verwijderde mail en bestanden zijn na een prullenbaktermijn van doorgaans 30 tot 93 dagen definitief weg. Een aparte back-up kost twee tot vijf euro per gebruiker per maand en is de goedkoopste verzekering in uw hele omgeving.
Wat de aanbieder wel en niet doet
Microsoft en Google draaien uw gegevens op meerdere plekken tegelijk. Brandt er een datacenter af, dan merkt u dat niet. Dat is wat zij met "uw data is veilig" bedoelen.
Wat zij niet doen: terughalen wat u zelf kwijtraakt. En dat is precies waar het in de praktijk misgaat:
- Een medewerker gooit een map leeg en merkt het pas na vier maanden.
- Iemand vertrekt, het account wordt opgeheven, en drie maanden later blijkt dat daar de offertes in stonden.
- Ransomware versleutelt bestanden, die netjes met alle versies worden gesynchroniseerd.
- Een aanvaller in een mailbox gooit de map Verzonden leeg om zijn sporen te wissen.
De termijnen waar u het mee moet doen
Zonder aparte back-up zijn dit uw mogelijkheden. Ze verschillen per abonnement, maar de orde van grootte klopt:
- Verwijderde mail: ongeveer dertig dagen in de prullenbak, daarna nog kort te herstellen. Daarna weg.
- Verwijderde bestanden: ongeveer dertig dagen in de prullenbak van de gebruiker en daarna nog een periode in de tweede prullenbak. Samen doorgaans niet meer dan drie maanden.
- Een opgeheven account: een maand, daarna is de inhoud verdwenen.
- Versiegeschiedenis van documenten: beperkt aantal versies, en die helpt niet als de hele map weg is.
Voor de fiscale bewaarplicht van zeven jaar zijn die termijnen ruimschoots onvoldoende.
Wat u met een back-up koopt
- Terug in de tijd naar een willekeurige dag, ook een jaar geleden.
- Herstel van één item zonder alles terug te zetten: één map, één mailbox, één postvak.
- Gegevens van vertrokken medewerkers zonder dat u een licentie moet blijven betalen.
- Een kopie buiten de omgeving van de aanbieder, wat precies het punt is bij ransomware of een geblokkeerd account.
Waar u op let bij de keuze
- Wat wordt er meegenomen? Mail, agenda en contacten spreekt vanzelf. Kijk of ook de gedeelde werkruimtes en de chatgesprekken erbij zitten.
- Hoe lang wordt het bewaard? Onbeperkt bewaren zolang u klant bent, is gebruikelijk. Controleer dat.
- Waar staat de kopie? Voor veel ondernemers telt opslag binnen de EU mee.
- Hoe gaat herstellen? Laat het één keer voordoen. Een back-up die u nooit heeft teruggezet, is geen back-up.
- Wat gebeurt er als u opzegt? Kunt u uw gegevens dan nog exporteren?
En dan testen
Zet één keer per jaar een willekeurige map en een mailbox terug op een andere plek en kijk of het klopt. Dat kost een uur en het is het enige moment waarop u weet of het werkt. Zet die afspraak in de agenda, want uit zichzelf gebeurt het nooit.