Business Basic is alleen online: mail, Teams en Office in de browser. Standard voegt de geïnstalleerde Office-programma's toe. Premium voegt beveiliging en apparaatbeheer toe en is voor de meeste bedrijven de beste keuze, omdat u anders die beveiliging los moet bijkopen voor ongeveer hetzelfde bedrag. Geef niet iedereen hetzelfde: een magazijnmedewerker heeft geen Premium nodig.
De drie abonnementen
Business Basic
Zakelijke mail op uw eigen domein, agenda, Teams, en de Office-programma's in de browser. Geen Word of Excel op de computer zelf. Het goedkoopste, en prima voor medewerkers die vooral mailen en af en toe een document openen: magazijn, productie, buitendienst.
Business Standard
Alles van Basic, plus Word, Excel, Outlook en PowerPoint geïnstalleerd op maximaal vijf computers en vijf telefoons per gebruiker. Voor iedereen die dagelijks met documenten werkt is dit het minimum: de browserversies kunnen niet alles, zeker niet bij ingewikkelde Excel-bestanden.
Business Premium
Alles van Standard, plus de beveiligings- en beheerfuncties. Dit is het verschil dat er in de praktijk toe doet:
- Voorwaardelijke toegang — regels als "alleen inloggen vanuit Nederland" of "alleen vanaf een beheerd apparaat".
- Apparaatbeheer — laptops en telefoons centraal instellen, en op afstand wissen bij verlies.
- Betere bescherming tegen phishing — links en bijlagen worden gecontroleerd voordat iemand erop klikt.
- Beveiliging van het apparaat zelf, met centrale meldingen.
- Bewaarbeleid — vastleggen hoe lang mail bewaard blijft.
Waarom Premium meestal de beste koop is
Het prijsverschil tussen Standard en Premium is een paar euro per gebruiker per maand. Koopt u die beveiliging los bij een andere leverancier, dan bent u ongeveer hetzelfde kwijt, met twee omgevingen om te beheren in plaats van één.
Daar komt bij dat verzekeraars steeds vaker eisen stellen aan apparaatbeveiliging en tweestapsverificatie. Met Premium kunt u aantonen dat het geregeld is.
U mag mengen, en dat scheelt geld
Veel bedrijven geven iedereen hetzelfde abonnement omdat dat overzichtelijk lijkt. Dat kost geld. Een voorbeeld voor een bedrijf van vijftien man:
- Vijf kantoormedewerkers en de directie: Premium.
- Vier mensen die vooral met documenten werken: Standard.
- Vijf mensen in magazijn en buitendienst: Basic.
Dat scheelt al snel honderd euro per maand ten opzichte van vijftien keer Premium, zonder dat iemand iets mist. Let wel op: de beveiligingsregels van Premium werken alleen voor gebruikers met een Premium-licentie.
Eén keer per jaar nalopen
Controleer jaarlijks hoeveel licenties u heeft tegenover hoeveel mensen er werken. Bij vrijwel elk bedrijf lopen er licenties door voor vertrokken medewerkers. Bij twintig euro per maand is één vergeten licentie 240 euro per jaar, en meestal zijn het er meer dan één.
Let ook op de looptijd: een jaarabonnement is per gebruiker goedkoper, maar u kunt tussentijds niet afschalen. Bij een wisselend personeelsbestand is maandelijks vaak verstandiger, ook al is de prijs per maand hoger.