Een wachtwoordmanager kost een paar euro per medewerker per maand en lost drie dingen tegelijk op: hergebruikte wachtwoorden, het delen van toegang zonder het wachtwoord door te geven, en het netjes intrekken van toegang als iemand vertrekt. Kies er een met een zakelijke omgeving en gedeelde kluizen, niet de gratis privéversie.
Wat er mis is met het lijstje
Het lijstje in Excel is niet fout omdat het onveilig is opgeslagen, al is dat zo. Het is fout omdat het altijd achterloopt. Wachtwoorden worden gewijzigd zonder dat iemand het lijstje bijwerkt, en er staan accounts in van leveranciers waar u al twee jaar niet meer mee werkt.
Het tweede probleem is hergebruik. Als hetzelfde wachtwoord bij vijf diensten staat, is één lek bij de minst belangrijke dienst genoeg om bij de belangrijkste binnen te komen. Dat is precies hoe de meeste inbraken bij kleine bedrijven verlopen.
Wat een wachtwoordmanager wél oplost
- Elk account krijgt een uniek wachtwoord zonder dat iemand het hoeft te onthouden. Eén gelekt wachtwoord raakt dan ook maar één dienst.
- Delen zonder doorgeven. U geeft iemand toegang tot een kluis met de inloggegevens van de leverancier. Vertrekt die persoon, dan haalt u de toegang weg. Het wachtwoord zelf hoeft niet gewijzigd.
- U ziet wat er is. De meeste zakelijke versies laten zien welke wachtwoorden zwak zijn, welke dubbel gebruikt worden en welke in een bekend datalek voorkomen.
- Overdracht bij vertrek. Eén handeling in plaats van speuren naar welke accounts iemand had.
Waar u op let bij de keuze
De verschillen tussen de bekende aanbieders zijn kleiner dan de marketing suggereert. Deze punten maken wel verschil:
- Een zakelijke omgeving met beheerdersrechten. U moet toegang kunnen geven en weer intrekken. De gratis privéversie kan dat niet.
- Gedeelde kluizen per afdeling. Boekhouding ziet andere dingen dan het magazijn.
- Herstel als iemand het hoofdwachtwoord vergeet. Vraag hier expliciet naar. Bij sommige aanbieders is vergeten ook echt kwijt.
- Werkt het op telefoon en in de browser? Als invullen omslachtig is, gebruikt niemand het.
- Waar staat de data? Voor veel ondernemers telt het mee of de opslag binnen de EU valt.
Reken op ongeveer drie tot zes euro per medewerker per maand. Voor een bedrijf van tien mensen is dat minder dan een storingsuur per jaar.
Hoe u het invoert zonder terugval
De invoering mislukt bijna altijd op dezelfde manier: iedereen krijgt een account, niemand vult iets in, en na twee weken ligt het briefje er weer. Voorkom dat zo:
- Begin met de gedeelde accounts. De leveranciersportalen, het domeinbeheer, de webshop. Dat zijn de wachtwoorden waar nu echt niemand meer bij kan als er iets gebeurt.
- Zet de browserextensie voor iedereen klaar. Handmatig kopiëren en plakken houdt niemand vol.
- Laat persoonlijke wachtwoorden vanzelf binnenkomen. De manager biedt bij elke aanmelding aan om op te slaan. Binnen een maand zit het grootste deel erin zonder dat iemand een avond heeft zitten overtikken.
- Ruim het oude lijstje op. Pas als de kluis gevuld is. En dan echt weg, niet "voor de zekerheid" ergens laten staan.
Het ene wachtwoord dat overblijft
Alles hangt aan het hoofdwachtwoord. Maak daar een zin van in plaats van een kort woord met tekens erin: drie of vier willekeurige woorden achter elkaar zijn makkelijker te onthouden en moeilijker te raden dan iets als Zomer2026!. Zet er tweestapsverificatie op, en bewaar het herstelbestand of de herstelcode buiten het systeem, bijvoorbeeld in een kluis of bij de boekhouder.