Blokkeer het account op de laatste werkdag in plaats van het te verwijderen. Zet de mailbox om naar een gedeelde postbus of stel een doorstuur in, zodat u niets kwijtraakt en geen licentie hoeft te blijven betalen. Verwijder pas na een paar maanden, en zorg dat u vóór die tijd een back-up heeft.
Op de laatste werkdag
- Blokkeer het account en verbreek alle actieve sessies. Alleen het wachtwoord wijzigen is niet genoeg: wie al ingelogd is, blijft anders binnen.
- Trek toegang tot externe systemen in: boekhouding, branchesoftware, webshop, leveranciersportalen, sociale media. Dit is de lijst die niemand paraat heeft, en precies daarom hoort hij in uw wachtwoordmanager te staan.
- Haal de persoon uit de wachtwoordmanager en wijzig de gedeelde wachtwoorden waar die persoon bij kon. Dat is het enige moment waarop u ze echt moet wijzigen.
- Neem hardware in: laptop, telefoon, toegangspas, sleutels, eventuele usb-sticks en externe schijven.
- Schakel de telefoon door naar een collega of de algemene lijn.
De mailbox zonder verlies overdragen
Dit is waar het meestal fout gaat: men laat het account actief en geeft het wachtwoord aan een collega. Dat is onveilig en juridisch onhandig, want dan is niet meer vast te stellen wie wat heeft gedaan.
Het kan netter:
- Zet de mailbox om naar een gedeelde postbus. Collega's kunnen er dan met hun eigen account bij, en u hoeft er geen licentie meer voor te betalen. Dit is in Microsoft 365 en Google Workspace een standaardhandeling.
- Of stel een automatische doorstuur in naar de vervanger, met een automatisch antwoord dat het adres is gewijzigd.
- Draag de persoonlijke bestanden over. Alles in de persoonlijke cloudmap raakt u kwijt als het account verdwijnt. Zet het over naar een gedeelde werkruimte voordat u opruimt.
Niet meteen verwijderen
Een account verwijderen is definitief, en na ongeveer een maand is de inhoud echt weg. Er is bijna altijd een reden om er nog bij te willen: een discussie over een order, een garantiekwestie, een controle van de boekhouding.
Houd daarom deze volgorde aan: blokkeren op de laatste dag, omzetten naar gedeelde postbus, en pas na zes tot twaalf maanden opruimen. Zorg dat er in die periode een back-up van de mailbox bestaat, dan kunt u daarna gerust verwijderen.
De laptop
Wis de laptop volledig en richt hem opnieuw in voordat hij naar de volgende medewerker gaat. Niet alleen het account weghalen: er kunnen lokale bestanden, opgeslagen wachtwoorden en persoonlijke gegevens op staan. Bij een apparaat dat u afstoot of weggooit, geldt hetzelfde nog sterker — een laptop met bedrijfsgegevens bij het grofvuil is een datalek.
Bij een vertrek met wrijving
Gaat iemand niet in goed overleg weg, regel de blokkade dan vóór het gesprek, niet erna. Dat voelt ongemakkelijk, maar het is de enige manier om te voorkomen dat er in het uur daarna bestanden worden gekopieerd of gewist. Leg vast wat u heeft gedaan en wanneer.