Vier dingen doen het meeste werk: schijfversleuteling op elke laptop, tweestapsverificatie op alle accounts, bestanden in de cloud in plaats van lokaal, en de afspraak dat werk op werkapparatuur gebeurt. Een bedrijfs-VPN is voor de meeste kleine bedrijven overbodig geworden.
Het apparaat is belangrijker dan de verbinding
De meeste zorgen gaan over de internetverbinding thuis, terwijl daar zelden iets misgaat. Verkeer naar Microsoft 365, uw boekhoudpakket of uw branchesoftware is al versleuteld. Iemand die op hetzelfde wifi-netwerk zit, kan daar niet zomaar in meekijken.
Het risico zit in het apparaat. Een laptop die uit een auto wordt getrokken, een privécomputer waar de kinderen ook op gamen, een telefoon zonder toegangscode. Daar begint het.
- Schijfversleuteling aan. Op Windows heet dat BitLocker, op een Mac FileVault. Zonder dit is een gestolen laptop een open bestandskast; met dit is het een blok metaal. Het kost niets en het staat er vaak al op, maar dan uitgeschakeld.
- Automatisch vergrendelen na een paar minuten, met een pincode of vingerafdruk.
- Op afstand wissen. Kunt u een gestolen laptop of telefoon leegmaken? Zo niet, dan is dat het eerste wat u regelt.
- Updates automatisch. Een thuiswerkende laptop die maanden niet op kantoor komt, is de machine die het verst achterloopt.
Werken op een privécomputer
Dit is de lastigste. Een zakelijke laptop per medewerker kost geld, maar werken op een privé-pc betekent dat u geen idee heeft wat er nog meer op dat apparaat gebeurt.
Kan het echt niet anders, maak het dan zo klein mogelijk: werken uitsluitend in de browser, niets lokaal opslaan, geen mailprogramma installeren, en tweestapsverificatie verplicht. Leg ook vast wat er gebeurt bij uitdiensttreding — u kunt geen privécomputer leegmaken, dus de toegang moet het enige zijn dat u hoeft in te trekken.
Bestanden horen niet op het bureaublad
De stille schade van thuiswerken is versnippering: offertes op het bureaublad van de een, de klantenlijst in de download-map van de ander. Die bestanden zitten in geen enkele back-up en raken kwijt zodra iemand vertrekt of de laptop stukgaat.
Zorg dat de standaardmappen (Documenten, Bureaublad) synchroniseren naar de bedrijfsopslag. Dat is één instelling en het lost het probleem op zonder dat iemand zijn gewoonte hoeft te veranderen.
Heeft u een VPN nodig?
Vroeger wel, nu meestal niet. Een VPN was nodig om bij een server op kantoor te komen. Staat alles in de cloud, dan voegt een VPN weinig toe en zorgt hij vooral voor trage verbindingen en gebeld met "het doet het weer niet".
U heeft er wel een nodig als er nog een server of een machine op kantoor staat waar mensen van buiten bij moeten. Zet die dan goed op, met tweestapsverificatie, en stel hem niet open via poortdoorsturingen — dat is jarenlang de meest gebruikte ingang voor ransomware geweest.
Vier afspraken die u vastlegt
- Werk gebeurt op werkapparatuur, tenzij anders afgesproken.
- Bedrijfsbestanden staan in de bedrijfsomgeving, niet in een privé-cloudaccount.
- Verlies of diefstal meldt u dezelfde dag, ook in het weekend.
- Bij twijfel over een bericht bellen, ook als het kinderachtig voelt.
Twee A4'tjes is genoeg. Een dik beleidsstuk dat niemand leest, beschermt niets.