Overstappen van IT-leverancier

Acht signalen dat het niet meer past

1. U krijgt elke keer iemand anders en moet uw situatie opnieuw uitleggen.
2. Facturen zijn niet te controleren. Regels met codes, licenties waarvan u niet weet of ze gebruikt worden, meerwerk dat vooraf niet is besproken.
3. Alles is meerwerk. Een nieuwe medewerker aanmaken, een wachtwoord resetten, een vraag stellen: overal hangt een prijskaartje aan.
4. Adviezen komen altijd uit op iets kopen. En dat iets komt altijd van dezelfde fabrikant.
5. Er wordt alleen gereageerd, nooit vooruitgekeken. U hoort nooit dat iets binnenkort vervangen moet worden, tot het stuk is.
6. U weet niet of de back-up werkt. En als u het vraagt, krijgt u geen testresultaat maar een geruststelling.
7. Reactietijden kloppen niet met de afspraken. Of er zijn nooit afspraken gemaakt.
8. U voelt weerstand bij de vraag wie eigenaar is van uw accounts. Dat laatste is het duidelijkste signaal van allemaal.

Eén of twee punten herkennen is normaal; geen enkele samenwerking is perfect. Herkent u er vijf of meer, dan kost het u waarschijnlijk meer dan u denkt.

Wat u moet controleren, ook zonder overstapplannen

Dit is het gedeelte dat ik het vaakst moet uitleggen, en waar bedrijven het hardst van schrikken.

• Domeinnaam. Staat uw eigen bedrijf als houder geregistreerd, of uw leverancier? Dit is te controleren via een openbare zoekopdracht bij de beheerder van .nl-domeinen. Staat uw leverancier erop, dan bezit hij formeel uw internetadres en uw e-mail.
• Microsoft- of Google-omgeving. Heeft u zelf een beheerdersaccount met volledige rechten? Of heeft alleen de leverancier dat?
• Licenties. Staan die op naam van uw bedrijf, of zijn ze onderdeel van een verzamelabonnement van de leverancier? In dat laatste geval kunt u ze niet meenemen.
• Back-up. Kunt u zelf bij de back-ups, of alleen via hen?
• Documentatie. Bestaat er een actueel overzicht van hoe uw omgeving is opgebouwd, en heeft u dat zelf?
• Firewall en netwerkapparatuur. Is de apparatuur van u, of gehuurd? En heeft u de inloggegevens?

Klopt hier iets niet, vraag dan om correctie, ongeacht uw plannen. Een redelijke leverancier werkt daar zonder morren aan mee. Weigert hij, dan heeft u uw antwoord op de vraag of u moet overstappen.

Het stappenplan

1. Lees uw contract. Let op looptijd, opzegtermijn en of er een stilzwijgende verlenging in zit. Zet de opzegdatum in uw agenda met een herinnering een maand ervoor.
2. Maak een inventarisatie. Welke systemen, licenties, apparatuur en abonnementen zijn er? De nieuwe partij kan hierbij helpen; dit hoort bij een serieuze offerte.
3. Laat de nieuwe partij eerst kijken. Een goede beheerder wil uw omgeving zien voordat hij een prijs noemt. Wie zonder inventarisatie een vaste prijs geeft, gokt, en dat komt later terug.
4. Regel eigenaarschap vóór de opzegging. Dit is de kern. Zorg dat u eigen beheerderstoegang heeft, dat de domeinnaam op uw naam staat en dat u de documentatie in handen heeft. Daarna pas opzeggen.
5. Plan de overdracht. Een overlapperiode van twee tot vier weken werkt het beste. Spreek af wie in die periode waarvoor verantwoordelijk is, zodat u niet tussen wal en schip valt.
6. Wees correct in de communicatie. Hoe vervelend de samenwerking ook was: u heeft die partij nog even nodig. Een zakelijke, nette opzegging levert een soepeler overdracht op dan een verwijtende.
7. Controleer na afloop. Zijn alle oude toegangen ingetrokken? Loopt er geen abonnement door? Dit wordt structureel vergeten en kost anders jarenlang geld.

Wat het kost

Reken op eenmalige kosten voor de inventarisatie en het wegwerken van achterstallig onderhoud. Vrijwel elke overname brengt dingen aan het licht die zijn blijven liggen: verlopen certificaten, oude accounts, updates die nooit zijn uitgevoerd.

Een eerlijke nieuwe partij benoemt dat vooraf als aparte post en verstopt het niet in de maandprijs. Daar staat tegenover dat het opruimen van ongebruikte licenties die kosten vaak grotendeels terugverdient.