Maak vier regels die de ruis uit uw postvak halen: nieuwsbrieven, systeemmeldingen, berichten waarin u alleen in de kopie staat, en mail van gedeelde postbussen. Gebruik zoekmappen in plaats van handmatig sorteren. Zet de archiefmailbox aan voor oude mail. Niet weggooien — alleen uit het zicht halen.
De vier regels
- Nieuwsbrieven en reclame naar een map "Lezen". U kijkt er wanneer het uitkomt, niet als het binnenkomt.
- Automatische meldingen van systemen — bevestigingen, rapportages, meldingen uit uw branchesoftware — naar een eigen map. Dit is vaak de helft van het volume.
- Berichten waarin u alleen in de kopie staat naar een map "CC". U bent geïnformeerd, niet aangesproken. Deze regel scheelt bij de meeste mensen het meest.
- Mail aan een gedeeld adres naar een eigen map, zodat u ziet wat aan u persoonlijk is gericht.
Wat overblijft in uw postvak in, is mail die aan u is gericht en waar iets mee moet. Dat is precies wat een postvak zou moeten zijn.
Zoekmappen in plaats van slepen
Een zoekmap is geen echte map maar een opgeslagen zoekopdracht die zichzelf bijhoudt. Berichten blijven staan waar ze staan; de zoekmap toont ze alleen bij elkaar.
Twee die vrijwel iedereen kan gebruiken:
- Ongelezen mail over alle mappen heen. Eén plek waar u ziet wat u nog niet heeft gezien.
- Mail met bijlagen ouder dan een jaar. Handig als uw postvak vol zit; daar zitten de grote bestanden.
Werkt u met een paar belangrijke klanten, maak dan een zoekmap per klant. Dan hoeft u nooit meer te slepen: alles staat in uw archief en de zoekmap verzamelt het.
Zet de archiefmailbox aan
In Microsoft 365 kunt u een archiefmailbox aanzetten. Mail ouder dan bijvoorbeeld twee jaar verhuist dan automatisch naar dat archief. Hij blijft volledig doorzoekbaar, maar zit niet meer in de weg en telt niet mee voor de opslag van uw gewone postvak.
Dit is de nette oplossing voor het volle postvak, en beter dan mensen vragen op te ruimen. Handmatig opruimen gebeurt niet, en als het gebeurt, gooit iemand net het verkeerde weg.
Wat u niet doet
- Mail niet verplaatsen naar een lokaal bestand op uw computer. Dat valt buiten uw back-up en buiten uw bewaartermijnen, en het is weg zodra die laptop stukgaat.
- Geen vijftig mappen aanmaken. Zoeken werkt beter dan sorteren; twee klikken in een zoekvak zijn sneller dan een boomstructuur waarin u uw eigen logica van drie jaar geleden moet reconstrueren.
- Geen doorstuurregel naar een privéadres. Dat is een datalek en het is bovendien precies het patroon dat een gehackte mailbox verraadt.
Eén afspraak voor het hele bedrijf
Spreek af dat correspondentie over orders en klanten niet alleen in een persoonlijk postvak leeft maar ook in het dossier belandt. Een offerte die alleen in de mailbox van één medewerker staat, is bij ziekte of vertrek niet te vinden. Dat is geen opruimprobleem maar een continuïteitsprobleem.