Kijk eerst wat de server echt nog doet. Bestanden en mail kunnen meestal naar de cloud; wat overblijft is vaak alleen branchesoftware. Blijkt dat zo, dan heeft u een veel kleinere machine nodig dan u nu heeft, of helemaal geen. Beslis dit vóór u een offerte voor nieuwe hardware opvraagt.
Wanneer vervangen aan de orde is
- Vijf tot zeven jaar oud. Daarna nemen storingen toe en zijn onderdelen lastiger te krijgen.
- Het besturingssysteem krijgt geen updates meer. Dit is vaak eerder aan de orde dan de hardware, en het is het zwaarwegendste argument: een server zonder beveiligingsupdates is een risico dat uw verzekeraar en de AVG niet accepteren.
- De garantie is verlopen en er is geen onderhoudscontract meer mogelijk.
- Hij zit vol, of is merkbaar te traag geworden.
Eerst uitzoeken wat hij doet
Bij bijna elke serververvanging die ik begeleid, blijkt de machine minder te doen dan gedacht. Loop het na:
- Bestanden. Kunnen naar SharePoint of een gedeelde drive, tenzij het om zeer grote bestanden gaat.
- Mail. Staat tegenwoordig vrijwel altijd al in de cloud. Zo niet, dan is dit het moment.
- Gebruikersbeheer. Kan naar een clouddienst, wat meteen thuiswerken vereenvoudigt.
- Branchesoftware. Dit is meestal wat overblijft. Vraag de leverancier of er een online versie is en wanneer de ondersteuning op uw versie stopt.
- Print- en scanfuncties. Kunnen bijna altijd zonder server.
- Oude toepassingen die niemand meer gebruikt maar die "voor de zekerheid" blijven draaien. Zoek dat uit; het scheelt geld.
De drie uitkomsten
- Geen server meer. Alles naar de cloud. Goedkoopst op termijn en het eenvoudigst te beheren. Kan als uw branchesoftware een online versie heeft of vervangen wordt.
- Een kleine server voor één doel. Alleen nog de branchesoftware. Vaak een machine van een derde van de prijs van wat u nu heeft, want alle andere taken zijn eraf.
- Dezelfde server, elders gehost. Uw omgeving draait bij een hostingpartij. Geen apparatuur in huis, wel maandlasten en volledige afhankelijkheid van uw internetverbinding.
Wat het kost
- Nieuwe server voor een klein bedrijf: 4.000 tot 9.000 euro inclusief licenties en installatie, plus vervanging over zes jaar.
- Kleine server voor één toepassing: 1.500 tot 3.000 euro.
- Volledig naar de cloud: eenmalig de migratie, daarna maandlasten per gebruiker.
Reken alle varianten door over zes jaar, inclusief licenties, back-up, beheer en de internetverbinding. Dat is de enige vergelijking die iets zegt.
Bij de uitvoering
Bouw de nieuwe omgeving naast de oude op en zet de oude server niet meteen uit. Laat hem minstens een maand staan, uitgeschakeld maar beschikbaar, en maak vóór de overstap een volledige back-up die u een jaar bewaart.
Als hij definitief weg mag: laat de schijven veilig wissen of vernietigen en vraag daar een verklaring van. Een afgedankte server met tien jaar bedrijfsadministratie erop is een datalek.