Zet als eerste tweestapsverificatie aan voor iedereen en schakel verouderde mailprotocollen uit. Bedenk daarna de structuur van uw werkruimtes vóórdat mensen mappen gaan aanmaken. Regel back-up van de omgeving, want die zit er niet in. En zet de waarschuwing aan voor nieuwe doorstuurregels.
Beveiliging: de eerste dag
- Tweestapsverificatie voor alle accounts, ook voor de beheerder. Begin hiermee, niet later.
- Verouderde protocollen uitschakelen. Oude mailkoppelingen omzeilen de tweede stap volledig; zolang die aan staan is uw beveiliging deels schijn.
- Een apart beheerdersaccount. Werk niet dagelijks met een account dat overal bij kan. Maak één beheerdersaccount dat u alleen gebruikt als het nodig is.
- Waarschuwing bij nieuwe doorstuurregels. Dit vangt een gehackte mailbox in een dag in plaats van in een maand.
- Automatisch doorsturen naar buiten blokkeren, tenzij iemand er expliciet toestemming voor heeft.
Mail en domein
- SPF, DKIM en DMARC instellen. Zonder die drie belandt uw mail vaker in de spam en kan iedereen namens uw domein mailen.
- Één patroon voor mailadressen. Kies voornaam.achternaam of voorletter.achternaam en houd dat vol. Half-om-half is een bron van verwarring die nooit meer weggaat.
- Gedeelde postbussen in plaats van doorgestuurde accounts voor info@, verkoop@ en administratie@. Die kosten geen licentie.
Structuur: bedenk het vóórdat het groeit
- Werkruimtes per afdeling of proces, niet één grote map. Denk: Verkoop, Projecten, Administratie, Algemeen. Liever vier duidelijke dan vijftien vage.
- Wie mag wat aanmaken. Standaard mag iedere gebruiker zelf een Teams-werkruimte aanmaken. Binnen een jaar heeft u er dan dertig waarvan de helft leeg is. Beperk dit tot een paar mensen.
- Korte namen voor mappen. Er zit een limiet op de lengte van bestandspaden; lange namen op vier niveaus diep lopen daar tegenaan.
En dan de back-up
12. Regel een aparte back-up van uw Microsoft 365-omgeving. Microsoft zorgt dat de dienst blijft draaien, maar herstelt niet wat u zelf weggooit of laat versleutelen. Na de prullenbaktermijn van ongeveer drie maanden is het definitief weg, en dat verhoudt zich slecht tot een bewaarplicht van zeven jaar.
Drie afspraken op papier
Techniek zonder afspraken werkt niet. Zet op één A4:
- Bedrijfsbestanden staan in de gedeelde werkruimtes, niet in iemands persoonlijke OneDrive.
- Delen met klanten gaat via een link met vervaldatum, niet via een bijlage.
- Eén persoon beheert de mappenstructuur; wijzigingen worden aangekondigd.
Deze drie regels voorkomen negentig procent van de klachten die ik een jaar na een migratie krijg.
Wat u na een maand nog doet
Loop na vier weken terug: welke werkruimtes worden echt gebruikt, wie zit in welke groep, en zitten er licenties bij die niemand nodig heeft. Dat kost een uur en bespaart het eerste jaar meestal meer dan het kost.