Administratieve gegevens bewaart u zeven jaar, gegevens over onroerend goed tien. Mail die daaronder valt — facturen, opdrachten, contracten — hoort daar dus ook bij. Overige correspondentie bewaart u niet langer dan nodig. Een prullenbak is geen archief en een archief is geen back-up; u heeft alle drie nodig.
De termijnen op een rij
- Zeven jaar: de fiscale bewaarplicht voor uw administratie. Facturen, opdrachtbevestigingen, contracten, en de correspondentie die daarbij hoort.
- Tien jaar: gegevens over onroerende zaken, in verband met de herzieningstermijn van de btw.
- Personeelsgegevens: verschilt per soort. Loonbelastinggegevens vijf jaar na einde dienstverband; de meeste andere dossierstukken korter.
- Sollicitaties: vier weken na afloop van de procedure, of een jaar met toestemming van de kandidaat.
- Overige mail: geen wettelijke termijn, dus geldt "niet langer dan nodig". Twee tot drie jaar is een gebruikelijke keuze.
Bespreek de precieze termijnen met uw accountant; er zijn uitzonderingen per branche.
Prullenbak, archief en back-up zijn drie dingen
Deze worden vaak door elkaar gehaald, en dat is de bron van de meeste problemen.
- De prullenbak is een vangnet voor een paar weken. In Microsoft 365 ongeveer dertig dagen, daarna nog kort te herstellen en dan weg.
- Het archief is waar u bewust dingen bewaart die u niet dagelijks nodig heeft maar wel moet kunnen terugvinden. In Microsoft 365 kunt u een archiefmailbox aanzetten waar oude mail automatisch naartoe verhuist.
- De back-up is een kopie buiten de omgeving, om iets terug te halen na een fout, een verwijdering of ransomware. Die zit er niet standaard in.
Een archief beschermt niet tegen verwijdering, en een back-up is geen doorzoekbaar archief. U heeft ze allebei nodig.
Hoe u het praktisch instelt
- Zet de archiefmailbox aan voor gebruikers met volle postvakken. Mail ouder dan bijvoorbeeld twee jaar verhuist dan automatisch, en blijft doorzoekbaar.
- Stel een bewaarbeleid in in plaats van mensen te vragen op te ruimen. Handmatig opruimen gebeurt niet, en als het gebeurt is het onvoorspelbaar.
- Gebruik gedeelde postbussen voor bedrijfsmail. Correspondentie over orders in een persoonlijke mailbox is weg zodra die medewerker vertrekt.
- Sla facturen op in uw boekhouding, niet alleen in de mail. Dat is uiteindelijk de plek waar ze horen en waar ze zeven jaar veilig staan.
En dan ook echt wissen
Bewaren wat moet is de ene helft; weggooien wat niet meer mag is de andere. Sollicitatiebrieven van drie jaar geleden, personeelsdossiers van mensen die allang weg zijn, klantgegevens uit een project dat is afgesloten: die horen op te ruimen.
Zet één keer per jaar een middag in de agenda. Dat is de enige manier waarop het gebeurt, en het is meteen het bewijs dat u er bewust mee omgaat als iemand ernaar vraagt.