Kopen is over vier jaar bijna altijd het goedkoopst. Leasen of huren koopt u vooral voor het gemak en de spreiding: vaste maandlasten, vervanging en soms beheer inbegrepen. Let bij lease op de looptijd, wat er gebeurt aan het eind, en of u tussentijds aantallen kunt aanpassen.
Kopen
U betaalt eenmalig en schrijft af over vier tot vijf jaar. Het apparaat is van u, u bepaalt wanneer u vervangt, en na de afschrijving heeft u geen lasten meer terwijl het ding vaak nog een jaar meekan.
Nadeel: het drukt in één keer op uw liquiditeit, en u moet zelf een reservering maken voor vervanging. Dat laatste is waar het in de praktijk misgaat — de reservering wordt niet gemaakt en de vervanging komt als tegenvaller.
Leasen
U betaalt een vast bedrag per maand over een looptijd van meestal 36 of 48 maanden. Daarna levert u in of koopt u af. Financieel is dit bijna altijd duurder dan kopen; u betaalt rente en risico.
Waar u op let:
- Wat gebeurt er aan het eind? Moet u inleveren, mag u afkopen, en voor welk bedrag?
- Wat als er iets kapot is bij inlevering? Sommige contracten kennen stevige afrekeningen voor schade of slijtage.
- Kunt u tussentijds afschalen? Krimpt u van vijftien naar tien man, dan betaalt u vaak gewoon door.
- Staat het op de balans? Bespreek dit met uw accountant; dat verschilt per leasevorm.
- Wat zit er nog meer in? Alleen hardware, of ook beheer, garantie en vervanging bij uitval?
Huren als werkplekabonnement
De nieuwste vorm: een bedrag per werkplek per maand waarin hardware, licenties, beheer en vervanging zitten. Voor een bedrijf zonder eigen IT-kennis is dat prettig, want er is één factuur en één aanspreekpunt.
Het risico is dat u niet meer ziet waar u voor betaalt. Vraag altijd om een uitsplitsing: wat is hardware, wat zijn licenties, wat is beheer. Anders kunt u over drie jaar niet beoordelen of het nog een goede prijs is, en kunt u ook niet vergelijken met een andere aanbieder.
Voorbeeld over vier jaar
Een zakelijke laptop van rond de duizend euro, tien stuks:
- Kopen: 10.000 euro ineens. Over vier jaar: 208 euro per maand voor het hele bedrijf.
- Leasen: ongeveer 25 tot 32 euro per laptop per maand, dus 250 tot 320 euro. Over vier jaar 12.000 tot 15.000 euro.
- Huren inclusief beheer en licenties: 70 tot 110 euro per werkplek per maand. Maar dan zit er veel meer in dan alleen de laptop; vergelijk dat niet met de andere twee zonder uitsplitsing.
Wat ik meestal adviseer
Voor bedrijven met een gezonde kaspositie: kopen, en een vervangingsschema maken zodat u elk jaar twee of drie machines vervangt in plaats van alles tegelijk. Dat geeft dezelfde voorspelbaarheid als lease, zonder de rente.
Voor bedrijven die snel groeien of krimpen, of die bewust geen investeringen willen doen: een abonnementsvorm, mits u de uitsplitsing krijgt en mits u aantallen kunt aanpassen. Dat laatste is de voorwaarde die u er echt in moet laten zetten.