Leg vast: een leverancierslijst, een apparatenlijst, een netwerktekening, een overzicht van accounts en licenties, uw back-upschema, het herstelplan en de wachtwoorden in een kluis. Bewaar het op een plek die bereikbaar is als uw systemen plat liggen, en zorg dat het van ú is en niet alleen van uw IT'er.
Wanneer u het nodig heeft
Documentatie voelt als luxe tot een van deze vier momenten:
- Een storing. Wie belt u, wat is het klantnummer, welk apparaat is het?
- Wisselen van IT-leverancier. Zonder documentatie begint de nieuwe partij met dagen uitzoekwerk die u betaalt.
- Een verhuizing. Wat staat er, wat moet mee, hoe hing het aan elkaar?
- Vertrek van degene die alles wist. Vaak de ondernemer zelf of die ene handige medewerker.
De zeven overzichten
1. Leverancierslijst
Per leverancier: waarvoor, contactgegevens, klantnummer, contractdatum en opzegtermijn. Internet, telefonie, software, hardware, boekhouding. Dit is het overzicht dat u het vaakst gebruikt.
2. Apparatenlijst
Per apparaat: wat, waar, wie gebruikt het, aanschafdatum, garantie-einde, serienummer. Hiermee kunt u begroten en vervangen plannen in plaats van repareren onder druk.
3. Netwerktekening
Eén A4: waar komt internet binnen, wat staat er in de netwerkkast, welke netwerkdelen zijn er, waar hangen de accesspoints en camera's. Hoeft niet mooi te zijn.
4. Accounts en licenties
Welke diensten heeft u, hoeveel licenties, wie gebruikt ze, wat kost het per maand. Dit overzicht verdient zichzelf jaarlijks terug bij de opschoningsronde.
5. Back-upschema
Wat wordt er geback-upt, hoe vaak, waar staat het, hoe lang bewaard, wie controleert het en wanneer is er voor het laatst een herstel getest.
6. Het herstelplan
Eén A4 met: wie belt wie, de eerste vijf handelingen, waar de back-ups staan, en in welke volgorde systemen terug moeten. Geprint in de meterkast.
7. De wachtwoordkluis
Geen document maar een wachtwoordmanager. Met daarin de beheerderswachtwoorden, de leveranciersportalen en het domeinbeheer. En een noodprocedure: wie kan erbij als u er niet bent?
Waar u het bewaart
Hier gaat het vaak mis. Documentatie in SharePoint is onbereikbaar als uw omgeving plat ligt; documentatie op de server is onbereikbaar als de server het probleem is.
Houd het daarom dubbel: digitaal in uw cloudomgeving voor dagelijks gebruik, en geprint in de netwerkkast of meterkast voor het moment dat er niets meer werkt.
En het is van u
Laat uw IT-leverancier de documentatie bijhouden, maar zorg dat u er zelf bij kunt en dat in het contract staat dat het uw eigendom is. Documentatie die alleen in het systeem van uw leverancier bestaat, is precies het onderdeel waar u bij een overstap niet meer bij kunt — en dat is het moment waarop u het hard nodig heeft.
Zet één keer per jaar een uur in de agenda om het door te lopen. Er is altijd iets veranderd, en een overzicht dat drie jaar oud is, is erger dan geen overzicht.