Voor een gewoon MKB-bedrijf zonder zware software ligt het totale IT-budget meestal tussen de twee en vier procent van de omzet, of ruwweg tussen de honderd en tweehonderd euro per medewerker per maand. Bouw het op uit vijf posten: beheer, licenties, hardware, verbindingen en projecten. De laatste post vergeet iedereen.
De vijf posten
1. Beheer en ondersteuning
Vast bedrag per maand of uren op afroep. Reken op dertig tot tachtig euro per werkplek per maand voor volledig uitbesteed beheer, afhankelijk van wat erin zit.
2. Licenties en abonnementen
Microsoft 365 of Google Workspace, branchesoftware, boekhouding, wachtwoordmanager, back-up, beveiliging. Bij elkaar vaak twintig tot zestig euro per medewerker per maand. Dit is de post die het hardst groeit zonder dat iemand het merkt.
3. Hardware
Niet het bedrag dat u dit jaar uitgeeft, maar de jaarlijkse reservering. Een laptop van duizend euro die vier jaar meegaat, is 250 euro per jaar. Tel daar schermen, telefoons en randapparatuur bij op.
4. Verbindingen
Internet, eventueel een tweede lijn, telefonie, en mobiele abonnementen. Voor een klein kantoor honderd tot driehonderd euro per maand.
5. Projecten
De post die altijd ontbreekt en altijd komt: een migratie, een verhuizing, nieuwe software, een verbouwing met bekabeling. Reserveer hier jaarlijks een bedrag voor, ook als u geen plannen heeft. Tien tot vijftien procent van uw totale IT-budget is een redelijke buffer.
Voorbeeld: twaalf medewerkers
Ruwe orde van grootte per maand:
- Beheer, twaalf werkplekken à vijftig euro: 600 euro
- Licenties, twaalf gebruikers à veertig euro: 480 euro
- Hardware, reservering: 350 euro
- Internet, telefonie en mobiel: 250 euro
- Projectbuffer: 200 euro
Samen ongeveer 1.900 euro per maand, of 160 euro per medewerker. Dat is een normaal beeld. Ligt u daar ver onder, dan is er vrijwel altijd achterstallig onderhoud. Ligt u er ver boven, dan zit er meestal iets in dat u niet meer gebruikt.
Waar "te weinig" zich wreekt
Bedrijven die structureel te weinig besteden, betalen het alsnog, maar in een andere vorm: storingen, uren die medewerkers kwijt zijn aan gedoe, spoedaankopen tegen dagprijs, en een keer een incident dat in één klap meer kost dan drie jaar besparing.
Een begroting die klopt
Neem één keer per jaar, bij voorkeur in het najaar, twee uur de tijd. Loop de vijf posten langs, kijk welke apparatuur volgend jaar aan vervanging toe is, en neem één project op dat u toch al wilde doen. Bespreek het bedrag met uw accountant, zodat het in de begroting staat en niet halverwege het jaar als verrassing komt.