Vier problemen: er is geen verwerkersovereenkomst, dus u kunt de AVG niet netjes regelen; het account is persoonlijk eigendom en niet overdraagbaar; uw mail komt vaker in de spam en straalt minder vertrouwen uit; en u kunt geen gedeelde postbussen of centraal beheer inrichten. Een zakelijk abonnement kost een paar euro per maand.
1. Geen verwerkersovereenkomst
De voorwaarden van een gratis account zijn geschreven voor particulier gebruik en bevatten geen verwerkersovereenkomst. Verwerkt u er klantgegevens in — en dat doet u, want alle correspondentie zit erin — dan kunt u niet aantonen dat dat netjes geregeld is.
Bij een zakelijk abonnement zit die overeenkomst in de voorwaarden, zonder dat u iets hoeft te tekenen of extra hoeft te betalen. Dat alleen al is voldoende reden.
2. Het account is niet van uw bedrijf
Een gratis account is persoonlijk. Dat heeft twee gevolgen die u pas op het verkeerde moment merkt:
- Bij vertrek van een medewerker kunt u het account niet overnemen. De correspondentie met uw klanten gaat mee de deur uit.
- Bij verkoop of overdracht van uw bedrijf gaat het adres niet mee; het staat op naam van een persoon.
Bij een zakelijke omgeving bent u als organisatie eigenaar van alle accounts. U kunt een mailbox overdragen, omzetten naar een gedeelde postbus, of de toegang intrekken zonder de inhoud te verliezen.
3. Uw mail komt vaker niet aan
Een bericht van janssenbouw@gmail.com met een offerte voor tienduizend euro roept vragen op. Dat is het zichtbare deel.
Het onzichtbare deel is belangrijker: met een eigen domein kunt u SPF, DKIM en DMARC instellen, waarmee ontvangende mailservers kunnen controleren dat een bericht echt van u komt. Zonder die instellingen belandt uw mail vaker in de spam, en kan iemand anders mail versturen die van uw bedrijf lijkt te komen.
4. Geen beheer en geen gedeelde postbussen
Met losse gratis accounts kunt u niet:
- tweestapsverificatie verplicht stellen;
- gedeelde postbussen of groepen inrichten voor info@ en administratie@;
- zien wie wanneer heeft ingelogd, of een verdachte aanmelding opmerken;
- gedeelde drives gebruiken waarin bestanden van het bedrijf zijn en niet van de medewerker;
- bewaartermijnen instellen of een inzageverzoek afhandelen.
Hoe u overstapt
- Registreer een domeinnaam op naam van uw bedrijf, als u die nog niet heeft.
- Zet een zakelijk abonnement op en maak de accounts aan.
- Importeer de bestaande mail; dat kan meestal rechtstreeks vanuit het oude account.
- Stel een automatisch antwoord in op het oude adres met uw nieuwe gegevens, en laat het minstens een jaar doorsturen.
- Werk uw adres bij op uw website, facturen, briefpapier, auto's en bij uw leveranciers.
Dat laatste punt kost de meeste tijd en wordt altijd onderschat. Maak er een lijst van voordat u begint; er zijn er meer dan u denkt.