Eis een schermvergrendeling, een actuele telefoon met updates, en tweestapsverificatie op het account. Zet basisbeheer aan zodat u alleen de zakelijke gegevens op afstand kunt wissen, niet de hele telefoon. Leg in twee zinnen vast wat er bij verlies en bij uitdiensttreding gebeurt, en laat mensen daar vooraf mee instemmen.
Wat u minimaal afdwingt
- Schermvergrendeling met code, vingerafdruk of gezichtsherkenning. Een telefoon zonder slot met een zakelijke mailbox erop is een open bestandskast.
- Automatische vergrendeling na korte tijd.
- Updates. Een toestel dat geen beveiligingsupdates meer krijgt, hoort geen zakelijke mail te hebben. Bij Android verschilt dat sterk per merk; reken op drie tot vijf jaar ondersteuning.
- Tweestapsverificatie op het account zelf.
- De officiële app in plaats van het ingebouwde mailprogramma. Dan blijven de zakelijke gegevens gescheiden en kunt u ze apart wissen.
Privétoestel of zakelijk toestel
Op een zakelijk toestel kunt u alles beheren. Op een privétoestel niet, en dat hoort ook zo: u gaat niet over iemands foto's, berichten en locatie.
Basisbeheer is dan de middenweg. Daarmee kunt u eisen stellen aan de vergrendeling en aan updates, en bij verlies of vertrek alleen het zakelijke deel wissen. De rest van de telefoon blijft ongemoeid.
Leg dat expliciet uit als u het invoert. De weerstand tegen apparaatbeheer komt vrijwel altijd uit de vrees dat de werkgever kan meekijken. Vertel precies wat u wel en niet kunt zien; dat neemt het gesprek weg.
Bij verlies of diefstal
Maak dit tot een afspraak die iedereen kent, want het is de situatie waarin snelheid telt:
- Meld het dezelfde dag, ook in het weekend, ook als het "waarschijnlijk gewoon thuis ligt".
- Het zakelijke deel wordt gewist en de sessies worden verbroken.
- Het wachtwoord wordt gewijzigd.
- Bij een telefoon zonder vergrendeling: behandel het als een mogelijk datalek en leg vast wat u heeft gedaan.
Bij uitdiensttreding
Het zakelijke deel wordt gewist en de toegang ingetrokken — op de laatste werkdag, niet een week later. Op een privétoestel is dat de enige handeling die u kunt en hoeft te doen.
Vergeet het zakelijke telefoonnummer niet: als klanten dat nummer kennen, spreek dan af of het meegaat of overgaat naar het bedrijf. Dat is een afspraak die u bij indiensttreding maakt, niet bij vertrek.
Twee zinnen in uw beleid
Meer hoeft het niet te zijn: "Zakelijke mail staat op een toestel met schermvergrendeling en actuele updates. Bij verlies of uit dienst wordt het zakelijke deel op afstand gewist." Laat mensen daar bij indiensttreding voor tekenen, samen met de rest van de IT-afspraken. Dan is het geregeld voordat het nodig is.