Verplicht tweestapsverificatie, blokkeer minder veilige toegang, begrens extern delen met een vervaldatum, en zet waarschuwingen aan voor verdachte aanmeldingen en nieuwe doorstuurregels. Zorg voor een tweede beheerdersaccount met de herstelcodes buiten het systeem; anders zit u bij een probleem zelf buitengesloten.
1. Tweestapsverificatie verplicht
De belangrijkste maatregel, en de enige die een gestolen wachtwoord echt waardeloos maakt. U kunt het verplicht stellen met een invoerperiode, zodat mensen een paar weken de tijd hebben. Voor de directie en de boekhouding is een fysieke beveiligingssleutel het overwegen waard.
2. Minder veilige toegang blokkeren
Oude mailprogramma's die alleen met een wachtwoord werken, omzeilen de tweede stap volledig. Zolang die toegang openstaat, is uw tweestapsverificatie deels schijn. Blokkeer dit en zoek uit welke apparaten er nog gebruik van maken — meestal is dat één oude printer of scanner die mail verstuurt.
3. Extern delen begrenzen
Standaard mag iedereen met iedereen delen, ook via "iedereen met de link". Stel in dat:
- extern delen een waarschuwing geeft;
- links standaard beperkt zijn tot specifieke personen;
- externe toegang een vervaldatum krijgt, bijvoorbeeld zestig dagen.
4. Apparaatbeheer aanzetten
Zonder apparaatbeheer weet u niet welke telefoons en laptops bij uw bedrijfsgegevens kunnen. Met basisbeheer kunt u een schermvergrendeling verplichten en een verloren apparaat op afstand wissen — alleen het zakelijke deel, niet iemands privéfoto's.
5. Waarschuwingen aanzetten
Laat u melden bij: aanmeldingen vanuit ongebruikelijke landen, nieuwe doorstuurregels in mailboxen, en wijzigingen in beheerdersrechten. Dat zijn de drie signalen die een inbraak in een dag zichtbaar maken in plaats van in een maand.
6. Twee beheerders, en de herstelcodes buiten het systeem
Eén beheerdersaccount is een risico: raakt u dat kwijt, dan komt u nergens meer bij. Maak een tweede beheerder en bewaar de herstelcodes ergens buiten Google — op papier in een kluis of bij uw boekhouder. Dat klinkt ouderwets en het is precies de reden dat het werkt.
7. Toegang van externe apps beperken
Medewerkers kunnen apps toestemming geven tot hun mail en bestanden. Soms is dat handig, vaak is het een app die ze één keer hebben geprobeerd en die sindsdien meeleest. Stel in dat alleen goedgekeurde apps toegang krijgen tot gevoelige gegevens, en loop de huidige lijst één keer door.
8. Groepen niet open laten staan
Google Groepen kunnen standaard zo staan ingesteld dat iedereen op internet berichten kan sturen of de archieven kan lezen. Controleer dit voor al uw groepen, zeker voor info@ en administratie@. Het is een klein vinkje met grote gevolgen.
Eén keer per kwartaal nalopen
Google heeft een beveiligingsoverzicht in de beheerconsole met aanbevelingen. Loop dat elk kwartaal door; het kost een kwartier en het signaleert dingen die stilletjes zijn gewijzigd, zoals een nieuwe beheerder of een gebruiker zonder tweestapsverificatie.