Er zijn drie routes: de leverancier heeft een online versie, het pakket draait op een server bij een hostingpartij, of u laat een kleine server op kantoor staan. De derde is vaker de verstandige keuze dan verkopers toegeven. Begin altijd met één vraag aan uw softwareleverancier, want zijn antwoord bepaalt de rest.
Route 1: de leverancier heeft een online versie
De beste uitkomst, als hij bestaat. U werkt dan in de browser, er is geen server meer nodig en updates gebeuren vanzelf.
Waar u op let:
- Is het echt dezelfde software? Sommige leveranciers hebben een online versie met minder mogelijkheden dan de versie die u nu gebruikt. Laat u een demonstratie geven met úw manier van werken.
- Wat kost het per maand? Vaak fors meer dan de jaarlijkse onderhoudsbijdrage die u nu betaalt. Reken over vijf jaar.
- Gaat de historie mee? En wat kost dat?
- Blijven de koppelingen werken met uw boekhouding, kassasysteem of scanners?
Route 2: dezelfde software op een server elders
Uw bestaande pakket blijft draaien, maar op een server bij een hostingpartij in plaats van bij u in de kast. U werkt er via een extern bureaublad op.
Voordeel: u hoeft niets aan de software te veranderen en er staat geen apparatuur meer bij u. Nadeel: u betaalt maandelijks voor die server, u bent volledig afhankelijk van uw internetverbinding, en het werkt trager dan lokaal, zeker met scanners en printers op de werkvloer.
Deze route is aantrekkelijk als uw pand het probleem is — geen goede ruimte, een verhuizing op komst — en minder als u vooral kosten wilt besparen.
Route 3: laat hem gewoon staan
Een kleine server die alleen nog uw branchesoftware draait, is geen schande. Het is vaak de goedkoopste en snelste oplossing, zeker als de rest — mail, bestanden, telefonie — al in de cloud staat.
Wat u dan wel regelt:
- Een back-up van die server, met een kopie buiten het pand.
- Updates en bewaking, want hij is nu het enige losse onderdeel.
- Noodstroom, zodat een stroomdip hem niet beschadigt.
- Een plan voor het moment dat hij vervangen moet worden.
Bij veel klanten kies ik hiervoor: de kantooromgeving volledig naar de cloud, en één machine laten staan voor het pakket dat nog niet zover is. Als de leverancier over drie jaar wel een online versie heeft, stapt u dan over.
De vragen aan uw softwareleverancier
- Is er een online versie, en wanneer stopt de ondersteuning op de huidige versie?
- Kan het pakket werken met bestanden in de cloud, of heeft het een schijfletter nodig?
- Welke koppelingen blijven werken en welke moeten opnieuw?
- Wat kost de overstap, inclusief het meenemen van de historie?
- Welke internetsnelheid adviseert u, en werkt het nog als de verbinding wegvalt?
Die laatste vraag is belangrijk voor een magazijn of werkplaats. Een scanner die bij elke onderbreking zijn boeking kwijtraakt, kost u meer dan de hele migratie oplevert.