Vier dingen: zorg dat u zelf een export kunt maken voor de bewaarplicht van zeven jaar, beperk wie bij de administratie kan, zet tweestapsverificatie aan, en zoek vóór u tekent uit wat er gebeurt met uw gegevens als u opzegt.
De bewaarplicht is van u, niet van de leverancier
U bent zeven jaar verplicht uw administratie te bewaren, en bij onroerend goed tien. Dat is uw verplichting, ook als de software van iemand anders is.
Wat er misgaat: u zegt op, de leverancier sluit uw omgeving af, en drie jaar later vraagt de Belastingdienst iets op. Maak daarom minstens één keer per jaar een volledige export — het auditbestand, de facturen als PDF en de grootboekmutaties — en bewaar die op uw eigen opslag. Zet het in de agenda bij de jaarafsluiting, samen met uw boekhouder.
Wie kan erbij
In de administratie zit alles: omzet, marges, salarissen, leveranciersgegevens. Toch zie ik regelmatig dat het hele kantoor een account heeft omdat het ooit handig leek.
- Geef mensen alleen toegang tot wat ze nodig hebben; de meeste pakketten kennen rollen.
- Zet tweestapsverificatie aan. Dit is een account waarmee iemand betalingen kan klaarzetten.
- Loop jaarlijks na wie er nog toegang heeft. Vertrokken medewerkers en oude boekhouders blijven vaak staan.
- Geef uw accountant een eigen account, geen gedeeld inlog.
Koppelingen zijn het echte werk
Een boekhoudpakket staat zelden alleen. Bankkoppeling, factuurherkenning, webshop, kassasysteem, urenregistratie, salarisadministratie. Die koppelingen bepalen hoeveel tijd u kwijt bent, en ze bepalen ook hoe makkelijk u later kunt overstappen.
Vraag bij een nieuw pakket altijd: welke koppelingen zijn er standaard, wie onderhoudt ze, en wat gebeurt er als de andere partij iets wijzigt? Koppelingen die door een derde partij zijn gebouwd, zijn de eerste die stukgaan.
Is er een back-up?
De leverancier zorgt dat de dienst blijft draaien. Dat is iets anders dan kunnen terughalen wat u zelf verkeerd heeft geboekt of verwijderd. Vraag concreet:
- Kan ik een boekjaar terugzetten naar een eerdere toestand?
- Hoe lang bewaart u verwijderde gegevens?
- Kan ik zelf op elk moment een export maken?
Dat laatste is het belangrijkste. Zolang u zelf kunt exporteren, heeft u altijd een uitweg.
Wat als u overstapt
Overstappen van boekhoudpakket is meer werk dan overstappen van mailomgeving, want de historie moet mee. Vraag vóór u tekent:
- In welk formaat kan ik mijn gegevens exporteren?
- Hoe lang blijft mijn omgeving na opzegging nog toegankelijk?
- Kost een export extra?
- Komen de bijlagen bij de boekingen — de gescande facturen — ook mee?
Die laatste is de vraag die mensen vergeten. Cijfers exporteren lukt altijd; de gekoppelde documenten vaak niet, en juist die heeft u nodig bij een controle.