De prullenbak van Drive bewaart dertig dagen, daarna nog kort via de beheerder. Een verwijderd account is na twintig dagen definitief weg. Dat is te kort voor een bewaarplicht van zeven jaar en voor fouten die pas maanden later opvallen. Een aparte back-up kost twee tot vijf euro per gebruiker per maand.
Wat Google wel en niet doet
Google draait uw gegevens op meerdere plekken tegelijk. Brandt er een datacenter af, dan merkt u dat niet. Dat is wat zij met betrouwbaarheid bedoelen, en daar zijn ze goed in.
Wat ze niet doen: bestanden terughalen die u zelf heeft weggegooid, na de prullenbaktermijn. Ook niet als ransomware ze heeft versleuteld en netjes gesynchroniseerd, en ook niet als een vertrokken medewerker bij zijn afscheid de boel heeft leeggemaakt.
De termijnen
- Prullenbak in Drive: ongeveer dertig dagen, daarna automatisch definitief verwijderd.
- Herstel door de beheerder: een beperkt aantal dagen ná de prullenbak, meestal vijfentwintig.
- Verwijderd account: ongeveer twintig dagen te herstellen, daarna weg inclusief alle inhoud.
- Gmail: verwijderde berichten dertig dagen in de prullenbak.
- Versiegeschiedenis: bij documenten aanwezig, maar dat helpt niet als het hele bestand verdwenen is.
Alles bij elkaar is uw echte hersteltermijn ongeveer twee maanden. Bedenk hoe vaak u binnen twee maanden merkt dat er iets ontbreekt.
Is Vault dan geen back-up?
Nee, en dit is het meest voorkomende misverstand. Google Vault is een archiveringsproduct voor bewaarplichten en juridische procedures. Het houdt vast wat er is geweest, zodat het doorzoekbaar blijft, maar het is niet gemaakt om een omgeving terug te zetten.
Vault bewaart bovendien niet alles: bestanden in de persoonlijke Drive van iemand vallen er alleen onder als u dat expliciet instelt, en herstellen gaat per item en niet als geheel. Voor een bewaarplicht is het prima; als back-up is het ongeschikt.
Waar u op let bij een back-updienst
- Wat wordt meegenomen? Gmail, Drive, gedeelde drives, agenda en contacten. Controleer vooral of gedeelde drives erbij zitten.
- Hoe lang bewaard? Onbeperkt zolang u klant bent, is gebruikelijk.
- Waar staat de kopie? Binnen de EU is voor veel ondernemers een voorwaarde.
- Hoe herstelt u één item? Eén map of één mailbox moet terug kunnen zonder dat u alles overschrijft.
- Wat gebeurt er als u opzegt? Kunt u dan nog exporteren, en hoe lang?
Eén keer per jaar testen
Zet een willekeurige map en een mailbox terug op een andere plek en kijk of het klopt. Dat kost een uur. Het is het enige moment waarop u weet of uw back-up echt werkt, en het is precies het uur dat nooit vanzelf gepland wordt.