Starter geeft beperkte opslag en korte vergaderingen. Standard verhoogt de opslag fors, maakt langere vergaderingen met opname mogelijk en geeft gedeelde drives meer ruimte. Plus voegt archivering (Vault), uitgebreidere beveiliging en meer beheermogelijkheden toe. Voor de meeste kleine bedrijven is Standard de juiste keuze; Plus alleen als u bewaartermijnen wettelijk moet kunnen aantonen.
Business Starter
Zakelijke mail op uw eigen domein, agenda, Drive, Meet en de documentprogramma's. De beperkingen die in de praktijk knellen:
- Opslag per gebruiker is krap. Bij bedrijven die tekeningen, foto's of video's bewaren, zit u daar binnen een jaar aan.
- Vergaderingen zijn beperkt in duur en deelnemers, en u kunt ze niet opnemen.
- Gedeelde drives zijn beperkt beschikbaar, en juist die wilt u gebruiken om bedrijfsbestanden los te maken van persoonlijke accounts.
Geschikt voor: een zzp'er of een heel klein bedrijf dat vooral mailt.
Business Standard
De keuze voor de meeste kleine bedrijven. Ruime opslag per gebruiker, gedeelde drives volledig beschikbaar, en vergaderingen met meer deelnemers, langere duur en opnamefunctie.
Het verschil met Starter is beperkt in prijs en groot in bruikbaarheid. Als u twijfelt tussen deze twee, is het meestal deze.
Business Plus
Voegt drie dingen toe die er in specifieke situaties toe doen:
- Google Vault voor archivering en het vasthouden van gegevens. Nodig als u wettelijk moet kunnen aantonen dat u bepaalde correspondentie bewaart, of bij juridische procedures. Let op: Vault is een archief, geen back-up.
- Uitgebreider apparaatbeheer, waarmee u meer kunt afdwingen op laptops en telefoons.
- Meer opslag en uitgebreidere beveiligingsrapportage.
Voor een gewoon MKB-bedrijf is dit vaak niet nodig. Werkt u met gevoelige dossiers of stelt een opdrachtgever eisen, dan wel.
U mag mengen
Binnen één organisatie kunt u verschillende abonnementen naast elkaar gebruiken. Dat scheelt geld:
- Directie en administratie: Standard of Plus.
- Kantoormedewerkers: Standard.
- Magazijn en buitendienst die vooral mailen: Starter.
Let op dat de opslag bij de meeste abonnementen wordt opgeteld voor de hele organisatie; één gebruiker met veel bestanden gebruikt dan ruimte van de pool. Kijk dus niet alleen naar wat iemand nodig heeft, maar ook naar het totaal.
Eén keer per jaar nalopen
Controleer hoeveel accounts u betaalt tegenover hoeveel mensen er werken. Vertrokken medewerkers met een doorlopende licentie zijn de meest voorkomende verspilling. Kijk ook naar de looptijd: een jaarcontract is per gebruiker goedkoper maar laat tussentijds afschalen niet toe.