Zet één keer per jaar twee uur in de agenda en loop uw bankafschriften en creditcardafschrijvingen door op terugkerende bedragen. De vier grootste vondsten: licenties van vertrokken medewerkers, te zware abonnementen, dubbele functionaliteit en proefaccounts die nooit zijn opgezegd.
De aanpak
- Exporteer uit uw boekhouding alle terugkerende afschrijvingen van het afgelopen jaar.
- Zet ze in een lijst met: leverancier, bedrag per maand, wie het gebruikt, waarvoor, en opzegtermijn.
- Zet achter elke regel: houden, afschalen of opzeggen.
- Voer het uit, en zet opzegdata meteen in de agenda.
Vergeet de creditcard niet. Kleine diensten van tien tot dertig euro per maand staan vaak op de privé- of zakelijke creditcard van de eigenaar en komen niet in de gewone crediteurenlijst terecht.
Wat u gaat vinden
Licenties van vertrokken medewerkers
De klassieker. Een account wordt geblokkeerd maar de licentie loopt door. Bij twintig euro per maand is één vergeten licentie 240 euro per jaar, en meestal zijn het er drie of vier.
Te zware abonnementen
Iedereen hetzelfde pakket, terwijl de helft van uw mensen alleen mailt. Een magazijnmedewerker heeft geen abonnement met geïnstalleerde Office-programma's nodig. Differentiëren scheelt bij vijftien man al snel honderd euro per maand.
Dubbele functionaliteit
Dropbox naast SharePoint. Zoom naast Teams. Een aparte dienst voor het versturen van grote bestanden terwijl uw cloudomgeving dat ook doet. Een losse virusscanner terwijl er al bescherming in uw abonnement zit.
Proefaccounts en oude diensten
Een dienst die iemand drie jaar geleden voor één project nodig had. Een oude webhosting waar niets meer op staat. Een domeinnaam die nergens meer naar wijst — die houdt u overigens beter aan, dat is een paar tientjes per jaar en voorkomt dat iemand anders hem registreert.
Waar u voorzichtig mee bent
- Zeg niets op waar nog data in staat zonder eerst te exporteren. Na opzegging is uw omgeving vaak binnen dertig dagen weg.
- Bezuinig niet op back-up en beveiliging. Dat zijn de posten die pas kosten opleveren als het misgaat, en dan in één keer veel.
- Let op jaarcontracten. Afschalen kan vaak alleen op de verlengdatum. Zet die datum drie maanden van tevoren in de agenda.
Voorkomen dat het weer aangroeit
Twee eenvoudige afspraken houden het schoon:
- Eén plek waar abonnementen worden vastgelegd, met leverancier, bedrag, opzegtermijn en wie het gebruikt. Een tabblad in een spreadsheet volstaat.
- Nieuwe abonnementen lopen via één persoon. Niet om het moeilijk te maken, maar zodat iemand het overzicht houdt.
Neem het opzeggen van licenties bovendien op in uw checklist voor vertrekkende medewerkers. Dan hoeft u het volgend jaar niet opnieuw te vinden.