Case · zakelijke dienstverlening
De server uit de meterkast, zonder dat iemand stilstond
Een adviesbureau werkte al jaren met een server op kantoor. Die was afgeschreven, de onderhoudsafspraak liep af, en thuiswerken ging via een omweg die niemand prettig vond. De vraag was simpel: kan dit anders, zonder dat we een week stilliggen?
- Branche
- Zakelijke dienstverlening
- Omvang
- Circa 12 medewerkers
- Doorlooptijd
- Drie weken voorbereiding, één weekend overgang
- Onderdelen
- Migratie, laptopbeheer, licenties, back-up
De situatie
Vier plekken waar hetzelfde bestand kon staan
Documenten stonden op de server, maar ook in persoonlijke mappen, in mailbijlagen en bij enkele medewerkers in een eigen clouddienst die ze zelf hadden aangemaakt. Niemand wist zeker welke versie de laatste was.
Thuiswerken liep via een verbinding naar kantoor die traag was en regelmatig wegviel. In de praktijk mailden mensen daarom bestanden naar zichzelf, wat het versieprobleem verergerde en bovendien een beveiligingsrisico was.
De back-up draaide op een externe schijf die in dezelfde ruimte stond als de server. Bij brand of diefstal zou alles tegelijk weg zijn. Getest was er nooit.
De aanpak
Eerst opruimen, dan verhuizen
De eerste stap was niet technisch. Samen met de teamleiders is bepaald welke mappen nog nodig waren en welke naar archief konden. Ruim een derde van de data hoefde niet mee. Dat scheelde niet alleen migratietijd, het maakte de nieuwe structuur ook meteen overzichtelijk.
Daarna is de nieuwe omgeving opgebouwd terwijl iedereen gewoon doorwerkte. Drie medewerkers uit verschillende rollen hebben twee weken meegetest. Daar kwamen precies de praktische dingen uit die je vooraf niet bedenkt, zoals een sjabloon dat naar een vaste netwerklocatie verwees.
De overgang zelf gebeurde op een vrijdagavond en zaterdag. Mail, bestanden en agenda's zijn overgezet met behoud van historie. Er lag een terugvalplan klaar: als het niet was gelukt, had iedereen maandag gewoon op de oude server gewerkt.
In hetzelfde traject zijn de laptops onder centraal beheer gebracht, is tweestapsverificatie ingevoerd en is een aparte back-up van de cloudomgeving ingericht, die inmiddels periodiek wordt getest.
Het resultaat
Wat er veranderde
De server is uitgezet en afgevoerd. Thuiswerken gaat nu precies zoals op kantoor, nieuwe laptops zijn binnen een uur klaar voor gebruik, en de back-up is voor het eerst aantoonbaar getest.
Meer
Andere cases
Groothandel: van briefjes naar een werkend magazijn
Voorraad klopte niet, facturen gingen te laat de deur uit en één persoon wist hoe alles werkte. In één traject magazijn, administratie en werkplekken ingericht.
1 dag inwerktijd voor een nieuwe magazijnmedewerker, was ruim twee weken Lees deze case Bouw & installatieVerhuizing: op dag één gewoon aan het werk
Netwerkontwerp, bekabeling en internet drie maanden vooruit gepland, zodat het hele bedrijf op maandagochtend in het nieuwe pand kon beginnen.
Dag 1 iedereen aan het werk in het nieuwe pand, zonder improvisatie Lees deze caseGratis IT-check
Eén telefoontje en u weet waar u staat
In een half uur loop ik met u langs beheer, beveiliging, back-up en kosten. U hoort waar het risico zit, wat het kost om het op te lossen, en wat u gerust kunt laten zitten. Ook als blijkt dat u mij niet nodig heeft, hoort u dat gewoon.
Antwoord binnen één werkdag · geen verkooppraatje · u zit nergens aan vast
Wat het u oplevert
- Uw IT op één A4, in gewone taal
- De drie grootste risico's, met wat het kost om ze weg te nemen
- Een eerlijke prijsindicatie voor beheer of een klus
- Een lijstje dat u ook zonder mij kunt gebruiken
Uitstellen kost niets. Tot de dag dat er iets misgaat.